Informace o zpracování osobních údajů
Stone Smoker Music, z. s., jako pořadatel Stone Smoker Festivalu a provozovatel webu festival.stonesmoker.cz, tímto informuje návštěvníky webu, účastníky festivalu, kupující vstupenek, zájemce o newsletter, akreditované osoby, partnery, členy crew a další osoby o tom, jak zpracovává osobní údaje.
Tento dokument zároveň obsahuje základní informace o používání cookies a podobných technologií na webu festivalu.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Stone Smoker Music, z. s.
IČO: 03533174
Sídlo: 5. května 47/44, Újezdské Předměstí, 418 01 Bílina
Spisová značka: L 9214/KSUL, vedená u Krajského soudu v Ústí nad Labem
Web: festival.stonesmoker.cz
E-mail pro otázky k osobním údajům: info@stonesmoker.cz
Dále jen „správce“, „my“ nebo „pořadatel“.
2. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je potřebný pro organizaci festivalu, provoz webu, prodej vstupenek, zajištění služeb na místě, komunikaci s návštěvníky, marketing a plnění zákonných povinností.
Osobní údaje zpracováváme zejména pro tyto účely:
- prodej vstupenek a parkování,
- organizace festivalu a kontrola vstupu,
- provoz cashless systému,
- prodej merche na místě,
- zpracování akreditací,
- zasílání newsletteru a marketingové komunikace,
- provoz webu a kontaktních formulářů,
- analytika návštěvnosti webu,
- vyhodnocování reklamních kampaní,
- správa sociálních sítí a vloženého obsahu,
- pořízení a použití fotografií a videí z festivalu,
- vedení účetnictví,
- ochrana právních nároků a řešení sporů.
2.1 Prodej vstupenek, parkování a organizace festivalu
Prodej vstupenek a parkování probíhá přes službu Boom Events.
V souvislosti s prodejem vstupenek, parkování a organizací festivalu zpracováváme osobní údaje nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy, administraci objednávek, kontrolu vstupu, řešení změn, reklamací, storna a související komunikaci.
Zpracováváme zejména tyto údaje:
- jméno a příjmení,
- e-mail,
- telefon,
- fakturační údaje,
- údaje o objednávce,
- údaje o zakoupených vstupenkách nebo parkování,
- informace o platbě,
- údaje potřebné ke kontrole vstupenky, například QR kód nebo identifikátor vstupenky.
Údaje o platební kartě nebo jiném platebním prostředku nezpracováváme přímo my. Tyto údaje zpracovává poskytovatel platební služby nebo prodejní platformy.
Právním základem zpracování je plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a oprávněný zájem na řádné organizaci festivalu, kontrole vstupu a ochraně právních nároků.
Údaje k nákupu vstupenek a souvisejících služeb uchováváme zpravidla po dobu 3 let od nákupu nebo od konání festivalu, pokud není nutné uchovat je déle z důvodu zákonných povinností nebo ochrany právních nároků.
2.2 Cashless systém na festivalu
Festival používá cashless systém NFCtron. Platby na festivalu mohou probíhat prostřednictvím čipů nebo náramků propojených se systémem NFCtron.
V souvislosti s cashless systémem mohou být zpracovávány zejména tyto údaje:
- identifikační a kontaktní údaje návštěvníka,
- e-mail,
- údaje o čipu nebo náramku,
- údaje o dobití kreditu,
- údaje o platbách a transakcích,
- údaje potřebné pro reklamace, vrácení zůstatku nebo zákaznickou podporu.
Cashless systém slouží k zajištění plateb na místě, evidenci transakcí, případnému vrácení nevyužitého kreditu a řešení reklamací.
Právním základem zpracování je plnění smlouvy, oprávněný zájem na zajištění platebního provozu festivalu a případně plnění zákonných povinností.
Detailní zpracování údajů v rámci systému NFCtron se řídí také podmínkami a zásadami ochrany osobních údajů poskytovatele systému NFCtron.
2.3 Prodej merche na festivalu
Merch prodáváme pouze fyzicky na festivalu. Online e-shop neprovozujeme.
Pokud je merch hrazen přes cashless systém, mohou být údaje o nákupu zpracovány v rámci systému NFCtron. Běžně však při prodeji merche samostatně nezpracováváme jméno, e-mail ani jiné kontaktní údaje kupujícího, pokud to není nutné například pro vyřízení reklamace nebo účetní doklad.
Právním základem zpracování je plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a oprávněný zájem na vyřízení případných požadavků nebo reklamací.
2.4 Akreditace, crew, kapely, press, VIP, dobrovolníci a partneři
Pro zajištění provozu festivalu zpracováváme také údaje osob, které se účastní festivalu jinak než jako běžní návštěvníci. Jde zejména o kapely, členy crew, press, VIP hosty, dobrovolníky, partnery a další akreditované osoby.
Zpracováváme zejména:
- jméno a příjmení,
- e-mail,
- telefon,
- roli nebo typ akreditace,
- související organizační informace.
Tyto údaje používáme pro přípravu akreditací, komunikaci, kontrolu vstupu, předání organizačních informací a zajištění hladkého průběhu festivalu.
Právním základem je plnění smlouvy, oprávněný zájem na organizaci festivalu a případně plnění zákonných povinností.
Údaje k akreditacím uchováváme po dobu potřebnou k organizaci festivalu a následnému vypořádání, zpravidla nejdéle 3 roky, pokud není nutné uchovat je déle z důvodu právních nároků nebo účetních povinností.
2.5 Newsletter a marketingová komunikace
Na webu a při nákupu vstupenek můžeme sbírat e-mailové adresy pro zasílání newsletteru a dalších informací o festivalu, souvisejících akcích, vstupenkách, programu, novinkách a praktických informacích.
Pro newsletter používáme službu Mailchimp.
Zpracováváme zejména:
- e-mailovou adresu,
- případně jméno,
- informaci o přihlášení k odběru,
- informace o doručení, otevření nebo interakci s newsletterem,
- informaci o odhlášení z odběru.
Marketingovou komunikaci zasíláme na základě souhlasu, případně v souvislosti s předchozím nákupem vstupenky nebo služby, pokud to umožňují právní předpisy a pokud příjemce zasílání neodmítl.
Z newsletteru se lze kdykoliv odhlásit kliknutím na odhlašovací odkaz v každém e-mailu nebo zasláním žádosti na info@stonesmoker.cz.
Údaje pro newsletter uchováváme do odhlášení z odběru nebo do odvolání souhlasu. Informaci o odhlášení můžeme uchovat, abychom prokázali, že daný kontakt nemáme dále oslovovat.
2.6 Webové formuláře
Na webu používáme formulář pro přihlášení k newsletteru. Formulář je napojen na službu Mailchimp. Zprávy z formuláře se neukládají do databáze WordPressu.
V rámci formuláře zpracováváme údaje, které nám uživatel sám poskytne, zejména e-mailovou adresu.
Právním základem je souhlas uživatele, případně oprávněný zájem na technickém zajištění odeslání formuláře a správě odběru.
2.7 Komunikace s návštěvníky a veřejností
Pokud nás kontaktujete e-mailem, přes sociální sítě nebo jiným zveřejněným kontaktem, zpracováváme údaje obsažené ve zprávě a kontaktní údaje potřebné k odpovědi.
Zpracováváme zejména:
- jméno nebo název profilu,
- e-mail nebo jiný kontakt,
- obsah zprávy,
- související komunikaci.
Právním základem je oprávněný zájem na vyřízení dotazu, žádosti, spolupráce, reklamace nebo jiné komunikace.
Komunikaci uchováváme po dobu potřebnou k vyřízení záležitosti a následně zpravidla po dobu 6 měsíců. Pokud komunikace souvisí se smlouvou, reklamací, právním nárokem nebo účetním dokladem, může být uchována déle.
2.8 Vedení účetnictví
Jako právnická osoba musíme vést účetnictví a plnit zákonné povinnosti související s daněmi a účetní evidencí.
Za tímto účelem můžeme zpracovávat údaje uvedené na účetních a daňových dokladech, například identifikační a fakturační údaje, údaje o platbách, ceně a předmětu plnění.
Právním základem je plnění zákonných povinností.
Účetní a daňové doklady uchováváme po zákonem stanovenou dobu, která může být až 10 let od konce příslušného účetního období.
2.9 Provoz webu, bezpečnost a technické fungování
Pro bezpečný a řádný provoz webu můžeme zpracovávat technické údaje, například:
- IP adresu,
- typ zařízení,
- typ prohlížeče,
- operační systém,
- informace o návštěvě webu,
- technické cookies nezbytné pro fungování webu,
- bezpečnostní a provozní logy.
Tyto údaje zpracováváme pro zajištění funkčnosti webu, bezpečnosti, ochrany před útoky, řešení technických chyb a správu webu.
Právním základem je oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu webových stránek.
2.10 Analytika návštěvnosti webu
Pro měření návštěvnosti a zlepšování webu používáme Google Analytics 4 a Google Tag Manager.
Analytické nástroje nám pomáhají pochopit, jak lidé web používají, které stránky navštěvují, odkud přicházejí a kde se mohou vyskytovat technické nebo obsahové problémy.
Analytické cookies a podobné technologie se ukládají pouze na základě souhlasu uživatele uděleného prostřednictvím cookie lišty Complianz.
Právním základem zpracování je souhlas uživatele.
Souhlas lze kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies na webu.
2.11 Reklamní a marketingové nástroje
Pro vyhodnocování reklamních kampaní a remarketing můžeme používat:
- Google Ads,
- Meta Pixel.
Nepoužíváme Seznam Sklik ani TikTok Pixel.
Marketingové cookies a podobné technologie se ukládají pouze na základě souhlasu uživatele uděleného prostřednictvím cookie lišty Complianz.
Právním základem zpracování je souhlas uživatele.
Souhlas lze kdykoliv změnit nebo odvolat v nastavení cookies na webu.
2.12 Sociální sítě a vložený obsah
Používáme sociální sítě a externí platformy, zejména Facebook, Instagram, YouTube, Spotify a YouTube Music.
Na web můžeme vkládat externí obsah, například:
- YouTube video,
- Google Maps,
- Instagram feed.
Při zobrazení nebo spuštění vloženého obsahu mohou externí poskytovatelé zpracovávat technické údaje, IP adresu, cookies nebo informace o interakci s obsahem. Tyto služby se mohou řídit vlastními zásadami ochrany osobních údajů daných poskytovatelů.
Pokud vložený obsah používá cookies, je jeho načtení řízeno nastavením cookie lišty, pokud to technické řešení umožňuje.
Messenger chat přímo na webu nepoužíváme.
2.13 Foto a video z festivalu
Na festivalu pořizujeme fotografie a videozáznamy, které mohou zachycovat návštěvníky, atmosféru festivalu, kapely, areál, crew a další osoby v místě konání festivalu.
Fotografie a videa můžeme používat zejména pro:
- web festivalu,
- sociální sítě,
- aftermovie,
- reklamy a propagaci festivalu,
- dokumentaci festivalu.
Právním základem je oprávněný zájem pořadatele na dokumentaci a propagaci festivalu. V případě detailních portrétů nebo cíleného komerčního použití konkrétní osoby můžeme vyžadovat souhlas.
Pokud by vám konkrétní fotografie nebo záběr vadily, můžete nás kontaktovat na info@stonesmoker.cz a žádost individuálně posoudíme.
Fotografie a videa můžeme uchovávat dlouhodobě jako součást dokumentace a historie festivalu, pokud proti tomu nepřeváží práva a svobody zachycených osob nebo pokud není vznesena oprávněná námitka.
2.14 Ochrana právních nároků
Osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem ochrany našich práv, řešení sporů, reklamací, kontrol, stížností nebo uplatnění a obhajoby právních nároků.
Právním základem je oprávněný zájem správce na ochraně právních nároků.
Údaje pro tento účel můžeme uchovávat po dobu trvání příslušných promlčecích lhůt, zpravidla nejméně 3 roky, případně déle, pokud to vyžaduje konkrétní situace.
3. Komu můžeme osobní údaje předávat
Osobní údaje nepředáváme bezdůvodně třetím osobám. Pro zajištění festivalu, provozu webu, prodeje vstupenek, plateb, marketingu a zákonných povinností však využíváme dodavatele a externí služby, které mohou mít k některým údajům přístup.
Mezi tyto příjemce nebo zpracovatele mohou patřit zejména:
- Boom Events — prodej vstupenek a parkování,
- NFCtron — cashless systém a platby na festivalu,
- Mailchimp — newsletter a správa mailing listu,
- Google — Google Analytics 4, Google Tag Manager, Google Ads, Google Maps, YouTube,
- Meta — Facebook, Instagram, Meta Pixel,
- WEDOS — hosting webu,
- Fio banka — bankovní služby,
- externí účetní,
- poskytovatelé IT podpory,
- členové organizačního týmu a pověření spolupracovníci,
- orgány veřejné moci, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon.
Někteří poskytovatelé, zejména Google, Meta nebo Mailchimp, mohou zpracovávat údaje mimo Evropskou unii. V takovém případě se předání řídí příslušnými právními mechanismy podle GDPR, například standardními smluvními doložkami nebo jinými nástroji pro ochranu předávaných údajů.
4. Cookies
4.1 Co jsou cookies
Cookies jsou malé datové soubory, které se ukládají do zařízení uživatele při návštěvě webu. Pomáhají webu fungovat, zapamatovat si některá nastavení, měřit návštěvnost nebo vyhodnocovat reklamní kampaně.
Cookies samy o sobě nepoškozují zařízení uživatele.
4.2 Jaké typy cookies používáme
Na webu používáme tyto typy cookies:
Nezbytné cookies
Tyto cookies jsou potřebné pro základní fungování webu, bezpečnost, jazykové nastavení, správu souhlasů a technický provoz. Bez nich nemusí web fungovat správně.
Právním základem je oprávněný zájem na provozu webu. Tyto cookies není možné vypnout prostřednictvím cookie lišty.
Analytické cookies
Analytické cookies používáme pro měření návštěvnosti a zlepšování webu. Patří sem zejména Google Analytics 4.
Analytické cookies se ukládají pouze po udělení souhlasu.
Marketingové cookies
Marketingové cookies používáme pro vyhodnocování reklamních kampaní a případný remarketing. Patří sem zejména Google Ads a Meta Pixel.
Marketingové cookies se ukládají pouze po udělení souhlasu.
4.3 Cookie lišta Complianz
Pro správu souhlasů s cookies používáme plugin Complianz.
Cookie lišta umožňuje souhlas udělit, odmítnout nebo nastavit jednotlivé kategorie cookies. Souhlas lze kdykoliv změnit nebo odvolat prostřednictvím nastavení cookies na webu.
Pokud uživatel analytické nebo marketingové cookies odmítne, nebudou tyto cookies spuštěny, pokud nejsou nezbytné pro základní fungování webu.
4.4 Nastavení cookies v prohlížeči
Cookies lze spravovat také přímo v nastavení internetového prohlížeče. Uživatel může cookies blokovat, mazat nebo nastavit pravidla pro jejich ukládání.
Pokud uživatel zakáže všechny cookies, některé části webu nemusí fungovat správně.
5. Automatizované rozhodování
Neprovádíme automatizované individuální rozhodování, které by mělo pro uživatele právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo ve smyslu GDPR.
Objednávkové, platební, vstupenkové a cashless systémy mohou fungovat automatizovaně za účelem zpracování objednávek, plateb, kontroly vstupenek nebo provozu služeb. Pokud by nastal problém s objednávkou, vstupenkou, platbou nebo cashless účtem, můžete nás kontaktovat na info@stonesmoker.cz.
6. Práva subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte podle GDPR tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům,
- právo na opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
- právo na výmaz údajů,
- právo na omezení zpracování,
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- právo odvolat souhlas, pokud je zpracování založené na souhlasu,
- právo na přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
- právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Pro uplatnění práv nás kontaktujte na e-mailu info@stonesmoker.cz.
Při vyřízení žádosti můžeme požadovat ověření totožnosti, abychom zajistili, že údaje neposkytneme neoprávněné osobě.
Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.gov.cz.
7. Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro daný účel, nebo po dobu, kterou nám ukládají právní předpisy.
Orientačně platí:
- údaje k nákupu vstupenek, parkování a souvisejících služeb uchováváme zpravidla 3 roky,
- účetní a daňové doklady uchováváme až 10 let,
- komunikaci uchováváme po dobu vyřízení a zpravidla dalších 6 měsíců,
- údaje pro newsletter uchováváme do odhlášení nebo odvolání souhlasu,
- údaje k akreditacím uchováváme po dobu potřebnou pro organizaci festivalu a následné vypořádání, zpravidla nejdéle 3 roky,
- cookies uchováváme podle jejich typu a podle nastavení cookie lišty,
- fotografie a videozáznamy můžeme uchovávat dlouhodobě jako součást dokumentace festivalu.
Pokud je v konkrétním případě nutné údaje uchovat déle kvůli právním nárokům, zákonným povinnostem nebo probíhajícímu řízení, uchováme je po nezbytně nutnou dobu.
8. Změny těchto informací
Tyto informace můžeme průběžně aktualizovat, zejména pokud se změní používané služby, dodavatelé, právní požadavky nebo způsob organizace festivalu.
Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webu festival.stonesmoker.cz.
9. Účinnost
Tento dokument je účinný ode dne 1. 5. 2026.
10. Kontakt
V případě dotazů ke zpracování osobních údajů nebo k uplatnění práv nás kontaktujte na: